Tóm tắt nhanh. Odoo cho dùng miễn phí app CRM với số người dùng không giới hạn. Với sales xuất khẩu, nó làm tốt cả hai việc quan trọng nhất: giữ toàn bộ lead và theo dõi pipeline khách sắp ra đơn. Điểm trừ duy nhất nhưng nghiêm trọng: ở bản miễn phí, bạn không tự khôi phục được dữ liệu. Một thao tác gỡ nhầm app là mất sạch lịch sử khách hàng.
Trước khi dùng Notion, tôi đã thử khá kỹ Odoo làm CRM cho sales xuất khẩu. Bài này không phải bài giới thiệu tính năng. Tôi chỉ viết những gì đã dùng thật, nhìn từ việc hằng ngày của người bán hàng ra nước ngoài: nhập lead, nghiên cứu khách, hẹn follow-up, theo dõi báo giá và báo cáo cho sếp.
Nếu bạn chưa chắc mình có cần CRM hay không, đọc trước bài Tại sao cần CRM cho sales xuất khẩu. Ở đó tôi đã giải thích hai đặc thù của nghề: lead rất đắt, và chu kỳ mua rất dài.
Sales xuất khẩu cần CRM làm được hai việc
Trước khi chấm bất kỳ công cụ nào, tôi dùng một tiêu chí: nó có giữ được hai tầng dữ liệu này không.
Tầng 1 — Leads. Nơi chứa tất cả khách thu về từ mọi nguồn: hội chợ, internet, LinkedIn, người giới thiệu, Alibaba,…. Mỗi lead được nghiên cứu và đánh giá xem có đủ tiềm năng để thành qualified lead không.
Tầng 2 — Pipeline. Chỉ gồm những qualified lead đang được theo đuổi: tiếp cận, chào hàng, báo giá, gửi mẫu, đàm phán. Đây là những khách có thể ra đơn trong thời gian tới, nên cần bám sát nhất.
Nhiều người chỉ giữ tầng 2, còn lead không đạt thì xóa. Tôi không làm vậy. Cùng một công ty có thể quay lại qua một hội chợ khác, qua một người giới thiệu mới. Nếu đã xóa, bạn lại mất thời gian nghiên cứu, tiếp cận rồi đánh giá lại từ đầu. Có danh sách đủ lead, bạn biết ngay khách này đã từng tiếp cận chưa, đã đánh giá chưa.
Odoo làm được cả hai tầng, ngay ở bản miễn phí.
7 điểm mạnh của Odoo CRM với sales xuất khẩu
1. Miễn phí, không giới hạn người dùng
Odoo có gói One App Free: bạn chọn một app duy nhất và dùng miễn phí, với số người dùng không giới hạn. Chọn app CRM, rồi thêm toàn bộ nhân viên sales vào cùng làm việc. Không tốn đồng nào, miễn là bạn chỉ dùng đúng một app này.
Với đội sales có từ 3 người trở lên, đây là điểm khác biệt lớn. Bản miễn phí của HubSpot chỉ cho 2 người dùng, của Zoho CRM là 3 người.
2. Kho lead ở mục Customers
Vào Sales → Customers, đây là chỗ tôi lưu toàn bộ lead, tức tầng 1. Mỗi khách là một dòng, có email, điện thoại, quốc gia và hoạt động sắp tới.
3. Gõ tên công ty, Odoo gợi ý và điền sẵn thông tin
Khi bạn gõ tên một doanh nghiệp, Odoo đối chiếu với dữ liệu có sẵn của họ và gợi ý công ty để bạn chọn. Chọn xong, Odoo tự điền thêm địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, email, ngành nghề. Với người phải nghiên cứu hàng chục lead mỗi tuần, tính năng này tiết kiệm khá nhiều thời gian.
Lưu ý: phần làm giàu dữ liệu này có thể bị giới hạn số lượt dùng miễn phí. Bạn nên kiểm tra trong phần cài đặt của tài khoản mình.
4. Tự thêm trường thông tin riêng
Ở hồ sơ khách hàng, bạn có thể thêm trường mới bằng dấu +. Tôi thêm trường Nguồn khách hàng: hội chợ, LinkedIn, Alibaba, website, giới thiệu,..
Trường này quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Cuối năm, nó trả lời được câu hỏi hội chợ nào, kênh nào thực sự mang về đơn hàng, thay vì đoán theo cảm giác.
Bạn cũng có thể thêm nhiều trường để phân biệt cho khách hàng tuy theo nhu cầu của bạn như Quốc gia, Loại hình khách hàng, Mức độ tiềm năng,… Thật may mắn là Odoo cho phép bổ sung tuỳ chỉnh không giới hạn ở bản Free này.
5. Log note: toàn bộ lịch sử khách hàng ở một chỗ
Mỗi khách có phần Log note để ghi lại tiến trình nghiên cứu và tiếp cận. Bạn đính kèm được email, file báo giá, nội dung đã trao đổi. Odoo cũng tự ghi lại mọi thay đổi trên hồ sơ: ai sửa, sửa gì, lúc nào.
Với chu kỳ mua kéo dài nhiều tháng, đây là phần tôi đánh giá cao nhất. Buyer quay lại sau nửa năm, bạn mở hồ sơ ra là thấy hết.
6. Activities: hẹn follow-up và giao việc cho nhân viên
Nút Activity cho phép hẹn lịch gọi điện, gửi email, họp, nhắc việc hoặc yêu cầu tài liệu. Mỗi hoạt động có ngày hẹn và người phụ trách. Trưởng nhóm giao việc cho từng sales ngay trên hồ sơ khách.
Đây chính là “ngày follow-up tiếp theo” mà tôi coi là cột quan trọng của bất kỳ CRM nào.
7. Pipeline kéo thả và báo cáo nhanh
Lead đã kiểm tra và đạt yêu cầu, tôi đưa sang My Pipeline, tức tầng 2. Pipeline có dạng bảng kéo thả. Bạn tự đặt các bước theo quy trình của mình, ví dụ: Đang tiếp cận → Qualified → Đang báo giá → Đã chốt đơn. Khách chuyển bước nào, chỉ cần kéo thẻ sang cột đó. Giao diện nhanh và dễ dùng.
Mục Reporting → Pipeline Analysis cho bạn xem nhanh có bao nhiêu khách, chia theo quốc gia, theo stage hay tiêu chí khác. Chuyển qua lại được giữa biểu đồ cột, đường, tròn và bảng tính. Với một phần mềm miễn phí, phần báo cáo này gọn và đủ dùng.
Odoo chạy trên nền web, nên bạn mở được trên cả máy tính lẫn điện thoại. Điểm này có ích khi đi hội chợ: gặp buyer xong là nhập lead ngay tại gian hàng.
Nhược điểm chết người: bản miễn phí không có nút khôi phục
Odoo miễn phí chỉ có một nhược điểm tôi thấy đáng lo. Nhưng nó đủ nặng để bạn phải cân nhắc lại.
Gói One App Free không cho tự khôi phục dữ liệu. Trong trình quản lý database chỉ có các nút Duplicate, Rename, Download, Domain, Delete, không có Restore. Tôi là người đã xây nhà trên Odoo CRM và rồi xoá nhầm nó. Với mọi nỗ lực liên lạc Odoo, tôi đều nhận được câu trả lời là không thể restore lại được.
Tức là chỉ cần bạn hoặc một nhân viên lỡ tay gỡ app CRM, toàn bộ lead, lịch sử trao đổi, báo giá đính kèm sẽ biến mất. Và với gói miễn phí, không thể cứu lại được.
Với sales xuất khẩu, đây là rủi ro rất đắt. Mỗi lead hội chợ tốn 4–8 triệu đồng để có được. Mất cả kho lead là mất cả trăm triệu đồng đã chi, cộng thêm nhiều tháng trao đổi.
Ai nên dùng Odoo làm CRM cho sales xuất khẩu?
Nhìn lại hai đặc thù của nghề: Odoo giữ được lead đắt tiền, và theo được chu kỳ mua dài bằng Log note, Activities, Pipeline. Về tính năng, bản miễn phí đã đủ cho một đội sales xuất khẩu.
Cái cần cân nhắc là rủi ro dữ liệu:
- Sẵn sàng trả phí: Odoo rất đáng dùng. Giá rẻ, đủ tính năng, và bạn có thêm sự an toàn cho dữ liệu. Giá hiện tại xem trên trang giá của Odoo.
- Chỉ muốn dùng miễn phí: vẫn dùng được, nhưng phải siết quyền quản trị và sao lưu hằng tuần như trên. Nếu không làm được hai việc đó, đừng đặt toàn bộ kho lead vào đây.
Hiện tôi đang dùng Notion làm CRM. Cách tôi dựng Notion theo đúng mô hình hai tầng Leads – Pipeline, tôi sẽ viết ở một bài riêng.
Câu hỏi thường gặp về Odoo CRM
Odoo CRM có thật sự miễn phí không?
Có, nếu bạn chỉ dùng một app. Gói One App Free của Odoo cho dùng miễn phí một app với số người dùng không giới hạn. Cài thêm app thứ hai thì tài khoản chuyển sang gói trả phí.
Odoo CRM có hợp với sales xuất khẩu làm một mình không?
Hợp về tính năng. Nhưng khi làm một mình, bạn cũng là người duy nhất chịu trách nhiệm sao lưu. Đặt lịch tải backup hằng tuần ngay từ đầu.
Làm sao tránh mất dữ liệu khi dùng Odoo miễn phí?
Giữ quyền quản trị cho một người, và định kỳ tải file backup hoặc xuất danh sách khách hàng ra Excel. Muốn an toàn hơn thì chuyển sang gói trả phí.
Nguồn
- Odoo pricing — gói One App Free
- Odoo documentation — Apps and modules
- Odoo forum — How to restore Odoo Online database
- Ảnh chụp và đánh giá: trải nghiệm thực tế của tác giả trên Odoo Online
Last updated: 21/10/2026
Chuyên gia với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Sales Xuất Khẩu. Tôi đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt Nam từ các dự án MS đến OBM, từ Indonesia, Đông Âu tới thị trường Mỹ hay Argentina xa xôi.
