Tóm tắt nhanh. Sau khi thử Odoo và HubSpot, tôi chọn Notion làm CRM cho sales xuất khẩu. Lý do chính: nó quen tay như Excel và Word, tùy chỉnh được theo đúng quy trình của mình, mỗi khách hàng là một trang chứa mọi thứ, và kết nối được với AI như ChatGPT, Claude để nhập liệu, cập nhật và vẽ báo cáo. Đổi lại, bạn mất thời gian dựng ban đầu, và khi dữ liệu nhiều thì có lúc hơi chậm.
Tôi đã viết review Odoo CRM và HubSpot CRM. Cả hai đều làm được việc, nhưng mỗi cái có một giới hạn khó chấp nhận ở bản miễn phí: Odoo không có nút khôi phục dữ liệu, HubSpot chỉ cho xem hoạt động 30 ngày gần nhất. Hiện đội của tôi quản lý khoảng 340 hồ sơ khách hàng ở 30 quốc gia trên Notion.
Bài này viết cho sales xuất khẩu đang quản lý khách bằng Excel, email và WhatsApp, và đang phân vân có nên chuyển sang Notion không. Nếu bạn chưa chắc mình có cần CRM, đọc trước bài Tại sao cần CRM cho sales xuất khẩu.
7 ưu điểm của Notion CRM cho sales xuất khẩu
1. Quen tay như Excel và Word
Một database trong Notion nhìn giống bảng Excel: mỗi dòng một khách, mỗi cột một thông tin. Mở một dòng ra thì giống một trang Word, viết gì, dán gì cũng được. Nếu bạn đang lưu khách trên Excel, chuyển sang Notion gần như không phải học lại. Đây là lý do lớn nhất khiến đội của tôi chịu dùng, điều mà Odoo và HubSpot không làm được.
2. Tùy chỉnh theo đúng quy trình của bạn
Bạn tự tạo trường thông tin, tự đặt nội dung ở đâu là tùy bạn. Notion cũng không gò bạn vào khung có sẵn như các CRM khác. Đây là các trường tôi đang dùng cho sales xuất khẩu:
- Thị trường: hơn 30 quốc gia, từ Mỹ, Mexico đến Sri Lanka, Nam Phi.
- Nguồn dữ liệu: LinkedIn, Internet, Thương vụ, Alibaba, Hội chợ Hội thảo, dữ liệu xuất khẩu, người giới thiệu.
- Sản phẩm tiềm năng và Loại công ty: Brand, Retailer, Wholesaler Importer, OEM, Contractor…
- Priority A/B/C, người phụ trách, và ô đánh dấu đã có liên hệ cấp cao hay chưa.
- Tình trạng: Đã kết nối, Đang đàm phán, Cold, Dừng trao đổi, Đã từ chối.
Trường Tình trạng cho thấy một nguyên tắc tôi giữ: không bao giờ xóa lead. Khách đã từ chối hay dừng trao đổi vẫn nằm trong danh sách. Lần sau họ quay lại qua một hội chợ khác, tôi biết ngay mình đã từng làm việc với họ và vì sao dừng.
3. Mỗi khách hàng là một trang chứa mọi thứ
Bấm vào một khách là mở ra một trang riêng. Ở đó tôi lưu thông tin công ty, ảnh sản phẩm họ đang bán, file báo giá, file làm việc và bình luận của cả đội. Mọi thứ liên quan đến một khách nằm ở một chỗ, không phải mở hàng chục file và hộp thư.
Mỗi trang khách hàng của tôi dùng chung một template ba phần: Thông tin chung, Contact, Lịch sử trao đổi. Lịch sử ghi theo ngày, giữ bao lâu cũng được. Không có giới hạn 30 ngày như bản miễn phí của HubSpot.
4. Kết nối AI: nhập liệu, cập nhật và báo cáo bằng cách chat
Đây là điểm khiến tôi ở lại với Notion. Notion kết nối được trực tiếp với các AI phổ biến như ChatGPT và Claude. Trong thực tế, tôi dùng nó cho bốn việc:
- Nghiên cứu thị trường xong là vào thẳng CRM. Khi nhờ AI quét thị trường, ví dụ nhà nhập khẩu chậu rửa ở Colombia, AI tạo luôn hồ sơ khách trong Notion. Không phải copy thủ công từng dòng.
- AI làm trợ lý cập nhật. Bổ sung website, phân loại công ty, ghi thêm lịch sử trao đổi, chỉ cần nói với AI.
- Báo cáo, biểu đồ bằng một câu chat. Không phải tự vẽ như Excel. Biểu đồ dưới đây là AI vẽ trực tiếp từ dữ liệu CRM của tôi.
- Báo cáo tự động. Đặt lịch để AI lấy dữ liệu hằng ngày, hằng tuần và báo cáo tiến độ tiếp cận khách hàng.
Nhìn biểu đồ này, tôi biết ngay thị trường nào đã có nhiều hồ sơ, thị trường nào còn mỏng cần đi tìm thêm. Với Odoo hay HubSpot bản miễn phí, muốn có báo cáo kiểu này tôi phải tự xuất dữ liệu ra Excel.
Lưu ý: một số tính năng AI và kết nối nâng cao của Notion thuộc gói trả phí. Bạn kiểm tra theo gói đang dùng.
5. Miễn phí khi dùng một mình, rẻ khi có team
Dùng một mình, gói Free của Notion cho tạo không giới hạn trang và block. Cần cả đội cùng làm, gói Free cho mời tối đa 10 khách (guest) vào xem và sửa các trang được chia sẻ.
Nếu thêm đồng nghiệp làm thành viên (member) từ 2 người trở lên, gói Free giới hạn số block và file tải lên tối đa 5 MB.
6. Lưu lịch sử mọi thay đổi
Notion ghi lại mọi lần thay đổi, dù nhỏ nhất: ai sửa, sửa lúc nào, kể cả khi AI sửa thay bạn. Lỡ tay xóa hay sửa sai, bạn mở Version history và khôi phục lại. Gói Free giữ lịch sử 7 ngày, gói Plus giữ 30 ngày. Bạn cũng có thể xuất toàn bộ dữ liệu ra file để sao lưu bất cứ lúc nào.
So với Odoo bản miễn phí, nơi một thao tác gỡ nhầm app là mất sạch dữ liệu, đây là khác biệt rất lớn.
7. Chạy tốt trên mọi nền tảng
Notion có bản web, app cho Mac, Windows và app điện thoại. Ở văn phòng tôi dùng laptop, ra hội chợ thì nhập lead ngay trên điện thoại.
2 nhược điểm cần biết trước
1. Mất thời gian dựng ban đầu
Vì tùy chỉnh cao nên Notion không có sẵn một CRM dựng xong. Bạn phải tự tạo bảng, đặt trường, làm template trang khách hàng theo quy trình của mình. Người chưa quen Notion có thể mất vài buổi để có bản dùng được.
Cách nhanh nhất là lấy luôn template CRM tôi đang dùng, rồi sửa lại cho hợp với công ty bạn. Link tải ở cuối bài.
2. Có lúc chậm khi dữ liệu nhiều
CRM của tôi hiện có hơn 340 hồ sơ, mỗi hồ sơ có ảnh và ghi chú. Tôi thấy Notion có lúc hơi lag khi mở bảng lớn. Cũng có thể do máy của tôi chỉ có 8 GB RAM. Nếu gặp tình trạng này, bạn có thể tạo các view đã lọc sẵn theo thị trường hoặc người phụ trách, để mỗi lần mở chỉ tải một phần dữ liệu.
Notion, Odoo hay HubSpot cho sales xuất khẩu?
| Tiêu chí | Notion | Odoo (One App Free) | HubSpot miễn phí |
|---|---|---|---|
| Độ quen tay | Như Excel và Word | Dễ làm quen | Phức tạp với người mới |
| Tùy chỉnh | Rất cao | Thêm được trường riêng | Tối đa 10 trường tùy chỉnh |
| Lịch sử khách hàng | Không giới hạn thời gian | Đầy đủ | Chỉ xem 30 ngày gần nhất |
| Kết nối AI | ChatGPT, Claude cập nhật và báo cáo | Không phải điểm mạnh | Không phải điểm mạnh |
| Làm việc nhóm miễn phí | Tối đa 10 guest | Không giới hạn người dùng | 2 người dùng |
| Khôi phục dữ liệu | Version history 7 ngày (Free) | Không tự khôi phục được | Có, nhưng ẩn hoạt động cũ |
| Điểm trừ chính | Phải tự dựng, có lúc chậm | Gỡ nhầm app là mất dữ liệu | Giới hạn 30 ngày, khó dùng |
Theo tôi: nếu bạn cần một CRM dựng sẵn, nhiều người dùng, không muốn tự thiết kế, Odoo trả phí là lựa chọn rẻ và gọn. Nếu bạn đã quen Excel, muốn CRM theo đúng cách mình làm việc và muốn tận dụng AI, Notion là lựa chọn tôi đang dùng mỗi ngày.
Tải miễn phí template Notion CRM cho sales xuất khẩu
Để bạn không phải dựng từ đầu, tôi chia sẻ template Notion CRM theo đúng cấu trúc tôi đang dùng: các trường Thị trường, Nguồn dữ liệu, Sản phẩm tiềm năng, Loại công ty, Priority, Tình trạng, và template trang khách hàng ba phần. Template không chứa dữ liệu khách hàng thật, chỉ có khung để bạn dùng ngay.
Để nhận template, bạn để lại họ tên, email công việc, chức danh và tên công ty. Link template sẽ được gửi về email của bạn.
→ Tải template Notion CRM miễn phí
Câu hỏi thường gặp về Notion CRM
Notion có dùng làm CRM cho sales xuất khẩu được không?
Được. Notion không phải phần mềm CRM chuyên dụng, nhưng database của Notion đủ để lưu toàn bộ lead, theo dõi tình trạng tiếp cận và lưu lịch sử trao đổi với từng khách. Bạn tự dựng hoặc dùng template có sẵn.
Notion CRM có miễn phí không?
Dùng một mình thì gói Free đủ dùng. Làm việc nhóm, gói Free cho mời tối đa 10 guest;
Notion CRM có kết nối với ChatGPT hay Claude được không?
Được. Notion kết nối được với các AI như ChatGPT và Claude để tạo hồ sơ khách từ nghiên cứu thị trường, cập nhật thông tin và vẽ báo cáo.
Nguồn
- Notion pricing — giới hạn gói Free và Plus
- Ảnh chụp, biểu đồ và đánh giá: trải nghiệm thực tế của tác giả với Notion CRM, dữ liệu tính đến 22/10/2026
Last updated: 22/10/2026
Chuyên gia với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Sales Xuất Khẩu. Tôi đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt Nam từ các dự án MS đến OBM, từ Indonesia, Đông Âu tới thị trường Mỹ hay Argentina xa xôi.
