Tóm tắt nhanh. HubSpot cho dùng CRM miễn phí không thời hạn và làm được cả hai tầng mà sales xuất khẩu cần: kho lead và pipeline. Nhưng bản miễn phí có một giới hạn đụng thẳng vào đặc thù của nghề: chỉ cho xem hoạt động trong 30 ngày gần nhất. Với chu kỳ mua kéo dài nhiều tháng, đó là điểm yếu lớn. Dùng cả HubSpot lẫn Odoo, tôi thấy HubSpot phức tạp hơn, kém mượt hơn và khó làm quen hơn.
Tôi chọn thử HubSpot vì một lý do đơn giản: nó miễn phí. Bài này ghi lại những gì tôi thấy khi dùng HubSpot làm CRM cho sales xuất khẩu, chấm theo đúng cách tôi đã chấm Odoo CRM.
Cách chấm dựa trên hai tầng dữ liệu. Tầng 1 là Leads: nơi chứa mọi khách thu về từ hội chợ, internet, LinkedIn, người giới thiệu, Alibaba, kể cả lead chưa đạt. Tầng 2 là Pipeline: chỉ gồm qualified lead đang báo giá, gửi mẫu, đàm phán. Vì sao cần cả hai, tôi đã giải thích ở bài Tại sao cần CRM cho sales xuất khẩu.
Tầng 1: Companies làm kho lead
Upload toàn bộ lead vào Companies
Mục Companies là nơi tôi đưa tất cả lead thu về: danh sách từ hội chợ, công ty tìm được trên mạng, khách được giới thiệu. Mỗi công ty là một dòng, xem theo quốc gia, sản phẩm quan tâm và trạng thái tiếp cận.
Trong ảnh, các cột Sản phẩm tiềm năng, About Us, Quick context là tôi tự thêm. Bản miễn phí cho tối đa 10 trường tùy chỉnh, nên bạn cần chọn kỹ trường nào thật sự cần cho việc bán hàng.
Liên kết công ty với từng người liên hệ
Mỗi Company liên kết được với các Contact, tức những người cụ thể bạn đang làm việc bên phía buyer. Điểm này hợp với sales xuất khẩu, vì bên buyer hiếm khi chỉ có một người: nhân viên mua hàng, QA, sếp duyệt giá. Mở hồ sơ công ty là thấy ngay ai đang phụ trách gì.
Tự làm giàu dữ liệu và có logo công ty
HubSpot tự bổ sung thông tin công ty dựa vào website hoặc tên miền email của nhân viên bên đó. Nó cũng gắn logo cho từng công ty, nên danh sách lead nhìn sinh động và dễ nhận ra hơn hẳn một bảng Excel.
Có sẵn trường đánh giá lead
Mỗi công ty có Lifecycle Stage (Lead, Opportunity, Customer…) và Lead Status (Attempted to contact, Connected, In progress…). Đây đúng là công cụ cho việc đánh giá lead ở tầng 1. Nhìn trạng thái là biết khách đã được tiếp cận chưa, đang ở bước nào.
Note và file đính kèm
Phần Note cho phép ghi tiến độ tiếp cận và đính kèm file báo giá, file trao đổi. Về chức năng thì đủ dùng. Nhưng giao diện, theo cảm nhận của tôi, phức tạp và tối hơn Odoo. Một màn hình hồ sơ có rất nhiều khung: hoạt động, liên hệ, deal, ticket. Người mới mở ra dễ bị rối.
Tầng 2: Deals làm pipeline
Lead đã đạt yêu cầu, tôi tạo Deal và đưa vào Sales Pipeline. Bạn tự đặt các stage theo quy trình bán hàng của mình. Pipeline của tôi gồm: Hỏi hàng → Báo giá → Chốt đơn → Đặt cọc → Sản xuất → Giao hàng.
Giao diện cũng là bảng kéo thả, kéo deal sang cột khác là cập nhật xong tiến độ. Mỗi stage có tỷ lệ chốt, nên HubSpot tự tính doanh số dự kiến ở cuối cột. So với Odoo, tôi thấy thao tác kéo thả của HubSpot kém mượt hơn.
Bản miễn phí chỉ cho một pipeline. Nếu bạn muốn tách pipeline theo thị trường hay dòng sản phẩm, bạn sẽ phải nâng cấp.
Báo cáo: có dashboard, nhưng khó tự thiết kế
Mục Dashboards là nơi đặt các báo cáo, biểu đồ để xem nhanh tiến độ: số deal mới mỗi tháng, tình trạng deal, số deal theo sản phẩm. Ý tưởng thì tốt. Nhưng với người mới như tôi, thiết kế báo cáo trong HubSpot không hề thân thiện.
Ở bản miễn phí, bạn chỉ dùng được các báo cáo HubSpot làm sẵn. Công cụ tự tạo báo cáo (custom report builder) thuộc gói trả phí. Ảnh dưới là dashboard tôi tạo: cả ba báo cáo tự thiết kế đều không hiển thị ở thời điểm tôi viết bài vì tài khoản miễn phí đã hết hạn.
Giới hạn lớn nhất: chỉ xem được hoạt động 30 ngày gần nhất
Cần nói rõ trước: gói miễn phí của HubSpot là miễn phí không thời hạn, không phải bản dùng thử 30 ngày. Con số 30 ngày nằm ở chỗ khác, và nó nguy hiểm hơn.
Ở bản miễn phí, HubSpot chỉ cho xem các hoạt động (note, email, cuộc gọi, task) trong 30 ngày gần nhất. Hoạt động cũ hơn bị ẩn, kèm dòng nhắc “Upgrade to see activities older than 30 days”.
Theo tôi hiểu, dữ liệu không bị xóa mà chỉ bị ẩn, nâng cấp lên gói trả phí thì xem lại được.
Với sales xuất khẩu, giới hạn này rất khó chịu. Hành trình mua B2B trung bình kéo dài 272 ngày. Buyer hỏi giá tháng 3, quay lại tháng 9: lúc đó bạn không xem được mình đã trao đổi gì, gửi báo giá nào. Chính cái lý do khiến ta cần CRM thì bản miễn phí của HubSpot lại khóa mất.
HubSpot hay Odoo cho sales xuất khẩu?
Dùng cả hai, tôi thấy HubSpot không bằng Odoo: kém mượt, phức tạp và không thân thiện với người mới. So nhanh hai bản miễn phí:
| Tiêu chí | HubSpot miễn phí | Odoo miễn phí (One App Free) |
|---|---|---|
| Số người dùng | 2 | Không giới hạn |
| Kho lead (tầng 1) | Companies, có Lifecycle Stage và Lead Status | Customers, tự thêm trường |
| Pipeline (tầng 2) | Deals, kéo thả, 1 pipeline | Pipeline kéo thả, mượt hơn |
| Làm giàu dữ liệu | Từ website, domain email, có logo | Gợi ý công ty khi gõ tên |
| Lịch sử hoạt động | Chỉ xem 30 ngày gần nhất | Xem đầy đủ |
| Báo cáo | Báo cáo làm sẵn, không tự thiết kế được | Pipeline Analysis, đổi biểu đồ nhanh |
| Rủi ro lớn nhất | Không xem được lịch sử cũ | Gỡ nhầm app là mất dữ liệu |
Còn nếu bạn chỉ dùng miễn phí và chu kỳ bán hàng dài như hầu hết ngành xuất khẩu, giới hạn 30 ngày là đủ lý do để cân nhắc công cụ khác. Hiện tôi đang dùng Notion làm CRM, và sẽ viết cách dựng ở một bài riêng.
Câu hỏi thường gặp về HubSpot CRM
HubSpot CRM có miễn phí vĩnh viễn không?
Có. Gói miễn phí của HubSpot không có ngày hết hạn. Nhưng nó giới hạn 2 người dùng, 1 pipeline, 10 trường tùy chỉnh, và chỉ cho xem hoạt động trong 30 ngày gần nhất.
HubSpot miễn phí lưu được bao nhiêu khách hàng?
Tài khoản tạo từ tháng 9/2024 bị giới hạn 1.000 contact. Tài khoản tạo trước đó có thể còn giới hạn cũ. Kiểm tra trong Settings → Account & Billing → Usage & Limits của tài khoản bạn.
Nên chọn HubSpot hay Odoo làm CRM cho sales xuất khẩu?
Nếu chỉ dùng miễn phí, Odoo phù hợp hơn.
Nguồn
- HubSpot Community — Activity information lost after 30 days on free plan
- mo.agency — HubSpot free CRM limitations
- Dreamdata LinkedIn Ads Benchmarks Report 2026 (Demand Gen Report)
- Ảnh chụp và đánh giá: trải nghiệm thực tế của tác giả trên HubSpot bản miễn phí
Last updated: 21/10/2026
Chuyên gia với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Sales Xuất Khẩu. Tôi đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt Nam từ các dự án MS đến OBM, từ Indonesia, Đông Âu tới thị trường Mỹ hay Argentina xa xôi.
